Kévin Maudet
Vous devez déléguer, c’est une chose sûre, mais vous vous questionnez sur le « à qui ». Vous avez entendu parler de l’assistance virtuelle mais vous avez un doute sur le fait qu’elle convienne aux exigences de votre organisation.
En réalité, de plus en plus d’entreprises délèguent leurs tâches à un assistant virtuel et la raison est multiple. Réduire en interne les tâches à faible valeur ajoutée, gagner du temps sur l’aspect opérationnel, maîtriser la disponibilité de l’assistant et sa flexibilité, mieux supporter le coût des missions… Voici pourquoi vous devez faire appel à un assistant virtuel !
Chaque jour dans le quotidien de vos équipes, des minutes se perdent à des « petits riens ». Trier un fichier Excel, traiter un mail, préparer un courrier, mettre à jour le site internet… Ce qui en principe représente quelques minutes devient en réalité des heures cumulées sur le mois et l’année. Du temps non productif sur ce qui fait la compétence même de votre entreprise.
Pour l’éviter, l’assistant virtuel va venir en soutien de vos équipes pour absorber ces tâches quotidiennes à faible valeur ajoutée. Que cela soit en partie ou totalement, le temps non dépensé pour ces tâches profitera à vos collaborateurs pour qu’ils se concentrent sur ce qu’ils savent faire de mieux. Et ce pourquoi vous les avez vraiment recrutés !
Chaque entreprise a sa propre organisation interne et ses propres outils et process pour la supporter. Lorsque vous intégrez une nouvelle personne, vous devez d’abord la former aux usages. Bien que cela soit tout à fait normal, le temps que vous devez y consacrer est précieux. Objectif : que cela vous « coûte » le moins possible pour rendre opérationnelle la nouvelle recrue. Mais dans la réalité, cela ne se passe toujours comme prévu…
Avec un assistant virtuel, vous n’avez pas ce problème. Déjà formé aux principaux outils utilisés par les entreprises, opérationnel et habitué des process, vous disposez d’une compétence immédiatement opérationnelle. Vous avez un besoin urgent de déléguer et de le faire en coordination avec vos équipes ? C’est comme si c’était fait. En plus de vous faire gagner du temps en réalisant vos tâches, l’assistant virtuel ne vous en fait pas perdre avec une formation.
Selon votre secteur d’activité, vous connaissez peut-être des périodes fortes et d’autres plus creuses. Par ailleurs, il se peut que votre relation clientèle déborde parfois des horaires en poste de vos collaborateurs. Plutôt que de faire fluctuer votre effectif selon l’activité et d’élargir vos créneaux de disponibilité, vous aurez tout intérêt à confier cela à un assistant virtuel.
L’avantage de l’assistance virtuelle est d’être planifiable comme vous l’entendez et quand vous le voulez. Vous avez besoin de quelques heures en fin de mois ? C’est possible. Besoin d’un accompagnement poussé sur un trimestre ? Possible aussi. L’assistant virtuel se tient à votre disposition et s’organise en fonction de vos besoins. C’est quand il le faut, et seulement quand c’est nécessaire.
Un autre avantage considérable pour votre entreprise : la flexibilité des missions que vous pouvez confier à votre assistant virtuel. Que vos besoins soient administratif, marketing, commercial, RH… L’assistant virtuel répond présent. Vous pouvez en effet confier l’ensemble des missions communes aux entreprises et ce en « engageant qu’une seule personne ».
Plutôt que de devoir recruter des mi-temps pour tel type de mission ou une autre, vous ne vous tracassez pas avec votre assistant virtuel. Vous avez un cahier des charges de missions variées, l’assistant virtuel les absorbe. C’est aussi simple que cela !
Aujourd’hui le recrutement est difficile et surtout coûteux. Vous engagez parfois des frais pour « chasser les bonnes têtes » et c’est sans parler des négociations salariales avec le profil que vous retenez selon niveau et son expérience. Une ressource interne à temps plein coûte de l’argent et il n’est pas toujours évident de supporter ce coût.
En faisant appel à un assistant virtuel, vous diminuez drastiquement ces coûts et vous ne vous engagez pas sur le long terme. À titre d’exemple, un assistant virtuel Hub Assist coûte en moyenne 2 fois moins cher qu’un assistant en CDI. Des dépenses réduites non négligeables quand on sait que les tâches les plus souvent réalisées ne sont pas celles qui vous rapportent le plus de chiffre d’affaires.
Avec un assistant virtuel, vous faites donc d’une pierre plusieurs coups : vous gagnez du temps, de l’opérationnel, de la disponibilité et le tout en économisant ! Et c’est encore mieux si vous le faites avec Hub Assist.
Convaincu du bien-fondé de faire appel à un assistant virtuel ? Excellent ! Maintenant, la prochaine étape est de choisir la plateforme d’assistance virtuelle. Pour ça, nous vous recommandons nos propres services ! Chez Hub Assist, nous avons décidé de vous laisser ce temps pour faire ce qui vous rapporte et ce qui vous importe. Notre assistant virtuel dédié s’occupe du reste à partir de 250€/mois.
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